Dropbox

Con este post comienza una nueva serie de artículos (otra), enlazados esta vez bajo la etiqueta de Herramientas, donde tanto Tibe como yo iremos, de vez en cuando, explicando herramientas que podéis utilizar para desarrollar textos y artículos de distintos tipos relacionados con los juegos de rol.

En muchos casos, sino en todos, estas herramientas serán gratuitas. La idea es minimizar los costes, ya que en el mundo del rol nos movemos con márgenes realmente bajos de dinero (siendo cero o con valores negativos en gran parte de los casos), y darse cuenta de que existen muchas herramientas que nos permiten realizar un proceso de edición realmente bueno sin gastarnos un duro es un punto a favor de utilizarlas.

Hoy me gustaría hablar de una de las herramientas que descubrimos hace relativamente poco tiempo, y que día a día nos ha ido enganchando cada vez mas. La herramienta, como dice el título, es Dropbox. Y aunque tiene varias aplicaciones, nosotros la utilizamos como repositorio de descarga y de intercambio.

Veréis, vamos a remontarnos un poquillo en el tiempo.

Cuanto Tiberio y yo comenzamos a tener cosas que publicar en la editorial nos encontramos con que necesitábamos un lugar donde subir nuestros artículos finalizados (o versiones finalizadas mientras continuábamos escribiéndolos), de manera que estuviesen a vuestro alcance con un simple click.

La primera idea que tuvimos fue subirla a servidores como megaupload o 4shared. Son gratuitos y accesibles. Sin embargo, estas opciones las descartamos inmediatamente, y la razón la hemos comprobado en nuestras carnes gracias a la cantidad de aficionados que están creando artículos y subiéndolos a alguno de estos dos servidores estos últimos días. La razón es que si no tienes cuenta, te hacen esperar X segundos para poder descargarte el archivo. Si son 40 segundos, pues vale. Pero si son mas de 350 segundos, ya toca las narices tener que esperarse. Y esto hace que en muchos casos, pases de bajarte el archivo o incluso te pienses si te lo bajas. Otro problema es que debido a la relación de megaupload con descargas de películas y series, en algunos lugares de trabajo dicho servidor está capado, impidiendo a los usuarios acceder al archivo.

La segunda opción que estuvimos estudiando fue utilizar el propio espacio que wordpress proporciona a los usuarios para subir archivos. Y así estuvimos haciéndolo unos meses, hasta que nos dimos cuenta de varias cosas. Por un lado, que solo te deja subir cierto tipo de archivos. Nada de .zip, por ejemplo. Por otro lado, que el tamaño del espacio que tienes disponible sin pagar es de 2 gigas y, la verdad, subiendo archivos de imagenes y demás ya te das cuenta de que ese espacio se va quedando corto si quieres tener tus propios archivos para descargar además de los necesarios para el blog. Y sin embargo, el principal problema es que actualizar un fichero que has subido es un infierno, ya que no controlas el nombre del mismo, te cambia el enlace y te ha jodido los posibles artículos o páginas que tuvieras enlazadas a dicho archivo.

Es decir, pongamos que subes un texto. El texto lo publicitas, e indicas que está en el enlace trasgotauro/fecha/archivo.pdf. (El campo fecha lo pone wordpress, así que no hay manera de quitarlo). Lo indicas en varios sitios, y te das cuenta de que te has equivocado en un texto del documento. Mierda… bueno, no pasa nada. Lo cambias, y a la hora de subirlo… espera… ¿porque el enlace es trasgotauro/fecha/archivo1.pdf? Ah, porque es la misma fecha.

Pues nada, cambias los enlaces que hacen referencia al archivo y yasta. Y entonces, me llama Tibe y me dice que me he olvidado el capítulo de… algo. Otra vez todo el proceso con un nuevo enlace, etc. Vamos, cansino a mas no poder.

Así que nos pusimos a buscar algo que nos diese una solución. Y entonces llegamos a la tercera opción, conocida como Dropbox.

Dropbox es un gestor de archivos accesibles por web, con un funcionamiento más simple que el sistema de un botijo. La idea es muy sencilla (todo lo que voy a explicar se puede hacer desde la web, pero la explicación la voy a dar únicamente a nivel local):

Desde la página web del producto te das de alta y te descargas un ejecutable que al instalarlo, te crea una carpeta con el nombre de «My dropbox». Dentro de dicha carpeta tienes dos subcarpetas, una denominada Public, otra denominada Photos y no se si otra denominada Private (lo comento porque la de Photos y Private las borre, si me las creó la aplicación). En dichas carpetas podéis tener hasta un total de 2 gigas en archivos para compartir de base (Es más interesante si en lugar de darte de alta, contactas con alguien que ya este dado de alta para que te invite, ya que entonces ambos obtenéis 250 megas adicionales a los dos gigas, hasta un máximo de 8 gigas).

Si le echáis un vistazo a los ficheros de la editorial (por ejemplo a los de Roll&Play!) os daréis cuenta de que algunos de ellos ya tienen el enlace apuntando a una carpeta de dropbox. La forma de hacerlo es muy sencillo:

Cuando dejáis caer un archivo en la carpeta de «My dropbox/Public/», seleccionándolo y pulsando el botón derecho, aparece una nueva opción en el menú contextual que permite obtener el «Public Link» o enlace público a dicho archivo. Es decir, dicho enlace podéis incluirlo en una página web, en un correo, en un tweet, etc, etc. Y los aficionados podrán acceder a él sin necesidad de tiempos de espera ni demás zarandajas, cosa que permitirá a un mayor número de aficionados a obtenerlo. Vamos, a un click de distancia.

Sin embargo, la ventaja es doble, ya que dicho enlace es permanente. Si por alguna razón actualizáis el fichero porque os habéis dado cuenta de algún error (como nos pasó, por ejemplo, con el pasado TFT), no es necesario subirlo a ningún servidor. Modificando el fichero local, él mismo ya se sincroniza con el fichero web. Cualquiera que acceda a dicho fichero desde el momento en el que se finaliza la sincronización lo habrá hecho al fichero actualizado. Sin cambiar enlaces ni subir ficheros a servidores.

Y por último, comentar que existe otra ventaja muy importante para Tiberio y para mi, y que puede ayudar a otras editoriales como la nuestra, en la que los miembros estamos distribuidos por el mundo. Esta ventaja es la capacidad que nos permite dropbox de compartir carpetas. Cuando lo deseamos, creamos una carpeta en el directorio de «My Dropbox», e indicamos que deseamos compartirla y con quien deseamos compartirla (no se si hay límite de cantidad de gente que puede compartir una misma carpeta, pero os aseguro que he probado con bastante gente y no nos ha puesto ningún impedimento).

Compartir una carpeta nos permite, por ejemplo, tener en ella aquellos documentos en los que estamos trabajando Tibe y yo. La guía del master para R&P!, que ya está escribiéndose, es un claro ejemplo. No es necesario enviarnos el documento de aquí para allá, ni avisarnos de los cambios ni controlar la versión en la que estamos trabajando. Simplemente, al guardar, el mismo sistema se encarga de actualizar el documento, sincronizarlo y permitir que ambos (o todos los que lo comparten) tengan la misma versión. Y si hemos borrado algo importante, siempre podemos volver a una versión anterior.

Dicho esto, si alguien quiere utilizarlo, como ya he comentado, es preferible que nos lo diga para enviarle una invitación. Obtenéis la misma ventaja que si os dais de alta por vuestra cuenta y, a cambio, obtenéis 250 megas adicionales de espacio (sobre un máximo de 8 gigas). Y de paso, nos ayudáis a alcanzar dicha cifra y tener espacio para subir más y más cosas para vuestro disfrute 😀